Zarządzenie nr 9/2010 WÓJTA GMINY LISEWO z dnia 31 marca 2010

Zarządzenie nr 9/2010WÓJTA GMINY LISEWOz dnia 31 marca 2010w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy w Lisewie.

Zarządzenie nr 9/2010
WÓJTA GMINY LISEWO
z dnia 31 marca 2010

w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy w Lisewie.

Na podstawie art. 33 ust. 3 i art. 60 ust 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. Z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z póź. zm.), art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz art. 247 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 157, poz. 1240), Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ustalam Regulamin Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy w Lisewie w następującym brzmieniu:

Przepisy ogólne:
§ 1

Regulamin określa:
- cele i zadania kontroli zarządczej
- elementy systemu kontroli zarządczej
- zakres kontroli finansowej

Postanowienia regulaminu mają zastosowanie do wewnętrznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy w Lisewie.
Zakres zadań oraz struktura organizacyjna Urzędu Gminy jest określona w Regulaminie Organizacyjnym .

§ 2
Ilekroć jest mowa o:

Wewnętrznej komórce organizacyjnej- oznacza to:
a) Samodzielne Referaty:
- Organizacyjny
- Finansowy
- Gospodarki Komunalnej, Budownictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
b) Samodzielne stanowiska:
- Stanowisko ds. Obrony Cywilnej
- Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy
- Radca Prawny
c) Urząd Stanu Cywilnego
Stanowiskach funkcyjnych- oznacza to: Wójta Gminy , Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, Kierowników Referatów.

Organizacja kontroli zarządczej

§ 3
Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów
i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach:

- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi
- skuteczności i efektywności działania
- wiarygodności sprawozdań
- ochrony zasobów
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania
- efektywności i skuteczności przepływu informacji
- zarządzania ryzykiem.

§ 4
System kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Lisewo jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:
- samokontrolę
- kontrolę funkcjonalną
- kontrolę instytucjonalną

§ 5
Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego
i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.

W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się wg następujących kryteriów:
a) poprawność organizacyjna komórki lub stanowiska pracy z punktu wiedzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania oraz doboru środków w celu wykonania założonych zadań)
b) legalność czyli zgodność z obwiązującymi przepisami i normami prawnymi
c) gospodarność- ocena kontrolowanych zjawisk i procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia efektywności i celowości podejmowanych decyzji oraz ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które przy najniższych nakładach umożliwią uzyskanie optymalnych efektów
d) celowość- realizuje się poprzez sprawdzanie czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym
e) rzetelność- zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.

§ 6

Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu Gminy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające
z zakresu czynności służbowych.

W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany:
- podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości
- niezwłocznie poinformować o tych nieprawidłowościach swojego przełożonego.

Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest podjąć niezwłocznie decyzję w sprawie dalszego postępowania.

§ 7
Kontrola funkcjonalna wykonywania jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, których obowiązki kontroli wynikają z zakresów czynności, lub którzy zostali zobligowani do kontroli.

§ 8
Kontrola instytucjonalna prowadzona jest poprzez Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej na podstawie rocznego planu zatwierdzonego przez Wójta.
Cel, zasady i tryb przeprowadzania kontroli instytucjonalnej określa Regulamin Kontroli Instytucjonalnej wprowadzony do stosowania odrębnym Zarządzeniem Wójta.

Charakter i rodzaje kontroli zarządczej:

§ 9
Charakter mechanizmów kontrolnych może być:
- zapobiegawczy (w celu zapobiegania niepożądanych zjawisk)
- wykrywający (w celu wykrycia i skorygowania zjawisk, które już wystąpiły)
- dyrektywny (w celu spowodowania wystąpienia pożądanego zjawiska)

§ 10
Rodzaje kontroli:
- zwrotna - dostarczająca informacji na temat zakończonej działalności
- równoległa - korygująca bieżące procesy aby nie dopuścić do znacznych odchyleń od
standardów
- wyprzedzająca - przewiduje problemy i im zapobiega.

System kontroli zarządczej

§ 11
Kontrola zarządcza składa się z następujących wzajemnie powiązanych elementów:
1) środowisko wewnętrzne
2) zarządzanie ryzykiem
3) czynności kontrolne
4) informacja i komunikacja
5) monitoring i ocena.

§ 12
Środowisko wewnętrzne:

Kierownik jednostki oraz pracownicy wykonujący powierzone im zadania i obowiązki kierują się osobistą i zasadną uczciwością.
Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnienie powierzonych zadań.
Proces zatrudniania prowadzony jest w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko Kierownik jednostki zapewnia rozwój kompetencji zawodowych przez pracowników jednostki
Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres sprawozdawczości jest określony w formie pisemnej
w sposób spójny i przejrzysty.
Każdemu pracownikowi przedstawiono na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjecie zakresu czynności jest potwierdzone przez pracownika jego podpisem.

§ 13
Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów na szczeblu danej działalności.
Kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami Urzędu Gminy.
Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie skutków
i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Wójt lub upoważnieni pracownicy określają akceptowalny poziom ryzyka.
Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Wójt lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu.

§ 14
Czynności kontrolne

Zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się realizację celów.
Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:
- na czas (wykrycie powinno pozwalać na wczesną korektę odchyleń)
- oszczędne (powinny dawać zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników
z uwzględnieniem kosztów),
- dobrze umiejscowione (punktu kontrole winny być tam gdzie pomiary pozwolą wykryć
odchylania od celów)
- odpowiednie (muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały
zaprojektowane)
- spójne z odpowiedzialnością (ustanawiają odpowiedzialność za wyniki)

§ 15
Monitoring i ocena

Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie
Wójt w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów
Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są również pracownicy pełniący funkcje kierownicze, którzy co najmniej raz w roku przeprowadzają samoocenę systemu kontroli zarządczej i jej wyniki dokumentują.

§ 17
Kontrola finansowa
Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje:

zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, o których mowa w pkt 1.

§ 18

Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi. Na podstawie art. 10 i art. 13 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. tj. Dz. U. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm., oraz art. 40 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.) wprowadza się następujące instrukcje:
- Załącznik nr 1 – Plan kont dla Budżetu Gminy Lisewo.
- Załącznik nr 2 – Plan kont dla Urzędu Gminy Lisewo.
- Załącznik nr 3 – Zasady sporządzania bilansu skonsolidowanego.
- Załącznik Nr 4 – Zasady ewidencji księgowej w Urzędzie Gminy Lisewo.
- Załącznik Nr 5 – Instrukcja kasowa.
- Załącznik Nr 6 – Instrukcja Inwentaryzacyjna.
- Załącznik Nr 7 - Zasady wyceny aktywów i pasywów.
- Załącznik nr 8 – Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych.
- Załącznik nr 9 - Wykaz programów komputerowych stosowanych w Urzędzie
Gminy w Lisewie

Procedury kontroli zawarte w § 18 ust 1 stanowią podstawę badania w trakcie trwania czynności kontrolnych, zgodności stanu faktycznego operacji finansowych
z zawartymi w nich uregulowaniami.

§ 19
W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dotyczących procesu gospodarki finansowej pracownik jest zobowiązany do podjęcia działań określonych w § 6 ust. 3 i 4 regulaminu.

§ 20
Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach do:
a) określenia celów i zadań swoich komórek
b) przypisanie do realizacji celów i zadań mierników ich realizacji
c) identyfikacji i oceny ryzyk występujących w komórkach
d) przeprowadzenie analizy zidentyfikowanych ryzyk
e) wprowadzenie mechanizmów kontrolnych
f) utworzenia rejestru ryzyk dla zadań realizowanych prze komórki oraz samodzielne stanowiska.

Zestawienie zrealizowanych w danym roku budżetowym celów i zadań wraz z miernikami oraz rejestry zidentyfikowanych ryzyk, przygotowane przez poszczególne komórki Urzędu Gminy oraz osoby na samodzielnych stanowiskach, przedkładane są Sekretarzowi Gminy w terminie do 31 grudnia każdego roku poprzedniego.
Zestawienie zrealizowanych w danym roku budżetowym celów i zadań wraz
z miernikami oraz rejestry zidentyfikowanych ryzyk dla poszczególnych komórek oraz samodzielnych stanowisk w 2010 r. należy przedłożyć Sekretarzowi w terminie do 31 lipca .

§ 21
Zobowiązuje się pracowników funkcyjnych oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach do zapoznania się oraz do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.

§ 22
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2010 r.

załącznik nr 1 (27kB) word