Gmina Lisewo

Zarządzenie nr 16/09WÓJTA GMINY LISEWOz dnia 15 kwietnia 2009w sprawie powołania Komisji do dokonania przeglądu dokumentów zawierających informacje niejawne – w celu wybrakowania kwalifikujących się do zniszczenia oraz aktualizacji nadanych klauzul tajności.

Zarządzenie nr 16/09
WÓJTA GMINY LISEWO
z dnia 15 kwietnia 2009

w sprawie powołania Komisji do dokonania przeglądu dokumentów zawierających informacje niejawne – w celu wybrakowania kwalifikujących się do zniszczenia oraz aktualizacji nadanych klauzul tajności.

Na podstawie w art. 21 ust. 1 i w art. 86 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r.
o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz.1631,  z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 25, poz. 162 oraz
z 2008 r. Nr 171, poz. 1056), art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz.673, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217
i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 39, poz. 307)  i Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375)  zarządzam co następuje:
 
§ 1. Powołuje Komisję w składzie:

Przewodniczący:
Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych – Joanna Grabowska 
Członkowie:          
Kierownik kancelarii tajnej – Katarzyna Czerwińska
Referent – Michał Lewandowski
 
§ 2. Komisja w składzie wymienionym w § 1 – dokona przeglądu dokumentów oznaczonych klauzulą tajne, poufne i zastrzeżone znajdujących się w kancelarii tajnej Urzędu Gminy w Lisewie – zarówno otrzymanych,  jak i też wykonanych w Urzędzie i w efekcie tego przeglądu ustali:

1) które dokumenty tajne, poufne i zastrzeżone – z wytworzonych i otrzymanych do dnia 10 maja 1990 r. - kwalifikują się:
a) do zniszczenia – wobec upływu wymaganego okresu przechowywania z pominięciem dokonywania zmiany klauzuli,
b)   do dokonania zmiany klauzuli "tajne" i "poufne" – na klauzulę niższą - odpowiadającą obowiązującym w Urzędzie wykazie rodzajów informacji stanowiących tajemnicę – z jednoczesnym ich wyłączeniem ze zniszczenia, jeżeli wymagany okres przechowywania tych dokumentów jeszcze nie upłynął;

2) które dokumenty tajne, poufne i zastrzeżone – z wytworzonych w Urzędzie od dnia 10 maja 1990 r. kwalifikują się:
a) do zniszczenia – wobec upływu wymaganego okresu przechowywania bez potrzeby dokonywania zmiany klauzuli,
b) do dokonania zmiany klauzuli tajne i poufne – na klauzule niższą zgodną z wykazem rodzajów informacji stanowiących niejawnych obowiązującym w Urzędzie – z jednoczesnym wyłączeniem tych dokumentów ze zniszczenia,
c)   do zachowania posiadanej klauzuli;

3) które dokumenty tajne i poufne – z otrzymanych przez Urząd – od dnia 10 maja 1990 r. - kwalifikują się :
a) do zniszczenia – wobec upływu wymaganego okresu przechowywania,
b) do zachowania posiadanej klauzuli – wobec braku informacji od wykonawcy tych dokumentów o zmianie klauzuli.
 
§ 3.1. Komisja wymieniona w § 1 – realizując zadania wynikające z postanowień zawartych
w § 2 - pkt 1 lit. a , pkt. 2 lit. a oraz pkt 3 lit. a -  sporządzi SPIS dokumentów tajnych, poufnych i zastrzeżonych  zakwalifikowanych do zniszczenia.
2. SPIS winien zawierać:
1) numer dokumentu i numer liczby dziennika korespondencyjnego, pod którym dany
     dokument był zarejestrowany oraz czego dotyczył;
2) określenie daty tego dokumentu;
3) określenie kategorii archiwalnej wymaganej dla tego dokumentu;
4) ilość kart /arkuszy/ tego dokumentu.
 
§ 4. Komisja wymieniona w § 1 – sporządzi protokół obejmujące dokumenty niejawne – określone w § 2 – pkt 1 lit. b , pkt. 2 lit. b oraz pkt 3 lit. b – wyłączone z brakowania – wobec których zasadne jest dokonanie zmiany klauzuli tajności.
Protokół powinien uwzględniać:
- numer dokumentu i jego numer ewidencyjny,
- dotychczasową klauzulę,
- klauzulę proponowaną, 
- podstawę prawną zmiany klauzuli.
 
§ 5. Dokumenty, w odniesieniu do których zmieniono klauzulę tajności, a więc te, które stały się dokumentami jawnymi, ale nie kwalifikującymi się do brakowania /zniszczenia/ –  skompletować w jednej teczce akt i przekazać do archiwum zakładowego.
Nowe teczki akt w wymagany sposób opisać i zarejestrować w rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych.
Dokonać stosownych adnotacji odnośnie zmiany teczki akt i nr kart – w rubryce nr 3 dziennika korespondencyjnego – w odniesieniu do dokumentów, które wyłączono ze zniszczenia.
 
§ 6. Do archiwum zakładowego podlegają przekazaniu dokumenty poufne, w odniesieniu do których upłynął 5-letni okres ochrony dla dokumentów oznaczonych klauzulą „poufne” i 2-letni okres ochrony dla dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” określony w art. 25 ust.3 ustawy o ochronie informacji niejawnych.
 
§ 7. Dokumenty, w odniesieniu do których klauzula nie została zmieniona, ani też zniesiona – zgromadzić w teczkach akt, które mogą obejmować dokumenty za okresy dłuższe, a więc wieloletnie. Teczki te opisać i zarejestrować – jak w § 5.
 
§ 8. Dokumenty tajne, poufne i zastrzeżone – wobec których wymagany okres ochrony jeszcze nie upłynął - podlegają przechowywaniu i zabezpieczaniu w kancelarii tajnej.
 
§ 9. Komisję zobowiązuję do opracowania protokołu z realizacji zadań związanych
z przeglądem, zmianą klauzuli oraz zakwalifikowaniem dokumentów do brakowania /zniszczenia/.
 
§ 10.  Dokumenty dotyczące przeglądu, przekwalifikowania i brakowania dokumentów, łącznie z protokołem zniszczenia dokumentów przechowywać w kancelarii tajnej –
w wydzielonej teczce.
 
§ 11. Przeglądu i kwalifikacji dokumentów dokonać w terminie do dnia 30 kwietnia 2009 r.

§ 12.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.